📝 Всем нам порой требуется обсудить какой-то деловой вопрос в переписке. Делимся правилами делового общения через электронную почту и мессенджеры.
📩 Электронная почта
🔹 Одно письмо — одно дело.
Если надо обсудить несколько не связанных между собой вопросов, напишите несколько писем. Это будет удобно, поскольку для каждого вопроса появится своя ветка ответных писем, которые можно будет легко отследить и не отвлекаться на посторонние тексты.
🔹 Пишите тему письма и будьте конкретны.
Если у письма нет темы или тема обозначена общими словами: «Вопрос», или «Договор», или «СРОЧНО!!!», собеседнику будет сложно найти ваше письмо среди других. Последний вариант в принципе неприемлем в деловом общении, поскольку нарушает нормы этикета.
🔹 Отправляйте вложения вместе с основным текстом.
Дополнительные пустые письма с вложениями усложняют восприятие информации. А это не нужно ни вам, ни вашему собеседнику.
🔹 Проверьте список адресатов перед отправкой.
Иногда, нажав кнопку ответить, мы отправляем письмо всем, кто стоял в копии. Однако это не всегда бывает нужно и уместно.
📲 Мессенджеры
🔹 Отправляйте сообщения в рабочее время.
Это правило актуально и для электронных писем, однако для мессенджеров гораздо важнее. У многих людей включены оповещения о новых сообщениях, и отвлекать их в свободное время невежливо. Есть и вторая причина: собеседник может прочитать сообщение, отложить решение проблемы до следующего рабочего дня, а затем забыть об этом.
🔹 Не разбивайте один вопрос на множество сообщений.
В неформальных диалогах мы часто делим сообщения по фразам. В деловой переписке нужно поработать над формулировками и изложить свой вопрос или ответ в одном-двух сообщениях.
🔹 Отвечайте по возможности быстрее.
В отличии от электронных писем, сообщения в мессенджере предполагают оперативный ответ. Если вы сразу не готовы его дать, можно написать «Я увидел(а) ваше сообщение, смогу ответить через час/два/завтра и т. д.»
🔹 Не записывайте голосовые.
Помимо того, что собеседнику может быть неудобно их слушать в рабочей обстановке, голосовые сообщения исключают возможность быстро найти важную информацию. Например, чтобы вспомнить время встречи, придётся прослушать всё сообщение заново.
🔹 Аккуратно используйте смайлики и стикеры.
В большинстве деловых переписок в мессенджерах это допустимо. Но не переборщите.
📍Общие правила
🔹 Обозначайте точные сроки.
«В ближайшее время» — это в течение часа, сегодня или до конца недели? Собеседнику придётся переспросить. Поэтому проще написать сразу конкретный срок: «Сегодня до 18:00» или «Не позднее следующего понедельника».
🔹 Соблюдайте грамматику и орфографию.
Перечитайте слово, если оно оказалось подчёркнуто красным. И вообще перечитайте весь текст перед отправкой. Так вы обратите внимание на пропущенное слово или недостающую запятую, от которой меняется весь смысл.
🔹 Не давайте волю эмоциям.
Помните, что деловая переписка предполагает спокойный тон общения. Излишняя восторженность здесь так же неуместна, как и грубость.